Recouvrer ses créances est une tâche qui peut être fastidieuse et, vaine notamment si les bases sont mal établies. Il faut donc s’assurer que rien ne peut compromettre la réception des règlements qui vous sont dus, mettre tout en œuvre en ce sens. Du prospect client au recouvrement d’une créance, quelles sont les étapes à suivre ?
Le commercial vous annonce qu’il compte faire une vente avec un nouveau client ? Quelques vérifications doivent être effectuées au préalable. Il existe pour cela des outils capables de vous confirmer que l’entité cliente est toujours en activité et si c’est le cas, ils vous fournissent des indicateurs clés (scoring, note de solvabilité…). Ceux-ci vous permettront de connaître à l’instant T le taux de risque attribué au futur acheteur. Ils vous aideront à définir les conditions de paiement et la ligne de crédit que vous souhaiterez lui accorder. Cette première phase permet de savoir quel est le profil du client avant la transaction et, contribue à garantir son aboutissement à condition que l’entreprise cliente n’est pas déjà défaillante ou radiée. Les documents contractuels sont aussi essentiels…
Afin d’être en total capacité de justifier sa créance, il est primordial de conserver la commande du client, de produire un contrat ou un devis dûment rédigé et, signé par les deux parties (fournisseur et client), de bien respecter les termes de la vente et garder les preuves de livraison et de réception… L’objectif est d’éliminer toute possibilité pour un débiteur de créer un litige commercial et, de voir les chances de recouvrement de ses factures réduites. Si malgré tout le soin pris le client envoie une réclamation, celle-ci doit être étudiée et solutionnée dans les plus brefs délais. S’il est justifié, il ne faut pas tarder à émettre l’avoir.
La facturation, c’est en principe l’avant-dernière étape… Celle qui précède le règlement. Aussitôt la livraison de la marchandise confirmée ou la prestation de service terminée, la facture doit suivre. Plus vite, ce document est édité et, envoyé plus vite le règlement devrait être déclenché… 48 heures étant le délai maximum conseillé. De nombreux débiteurs calculent leurs échéances de paiement à partir de la date de réception de cette pièce. Même si légalement c’est la date de facturation qui fait foi, un envoi trop tardif peut générer un retard de paiement qui aurait pu être évité.
Le recouvrement de la créance…
Le conseil c’est d’agir dès les premiers jours de retard, au moins, pour s’assurer que la facture émise a bien été réceptionnée, qu’elle est validée et que le paiement est imminent… Y remédier le plus rapidement dans le cas contraire. C’est probablement l’une des étapes la plus lourde à gérer notamment quand les effectifs sont concentrés ailleurs. Néanmoins, toute la procédure décrite exige une attention particulière.
Ce sont pourtant toutes ces actions qui mèneront à la réussite de votre recouvrement. Une bonne gestion du crédit client donne l’image d’une entreprise sérieuse et, soucieuse d’améliorer ses relations commerciales. Elle contribue aussi à une bonne gestion de trésorerie, atout majeur pour le bon fonctionnement d’une entreprise.
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